Topless vergaderen: een nieuwe hype

Topless vergaderen, het klinkt je misschien als muziek in de oren. Tot je ontdekt wat het echt betekent: een vergadering zonder smartphones, tablets en laptops. Toestellen waaraan ieder van ons verknocht is. Waarom zouden we dan in vredesnaam ‘topless’ vergaderen? Om verschillende redenen, maar bovenal omdat het gewoon een vorm van respect is voor je collega’s.

In heel wat bedrijven is het de gewoonte om je gsm op te nemen of e-mails te beantwoorden tijdens een vergadering. Gevolg? De vergaderingen verlopen moeizaam, omdat de deelnemers voortdurend afgeleid zijn.

Topless-cultuur

Enkele jaren geleden kwam Dan Saffer van het Amerikaanse IT-bedrijf Adaptive Path met een topless-cultuur op de proppen. De topless-vergaderingen waren al snel ingeburgerd in Amerikaanse bedrijven als Google en Apple. En nu is de cultuur ook stilaan bij ons in opkomst. Maar gemakkelijk zal het niet worden. Zelfs al hebben we onze gsm, tablet of laptop eigenlijk niet nodig, als ze voor onze neus liggen, kunnen we er gewoon niet afblijven.  

En toch moeten we het proberen, want het brengt heel wat voordelen met zich mee.

• Je volledige aandacht gaat naar de meeting
  
  Gedeelde aandacht leidt tot gedeelde resultaten. Zonder afleiding van je smartphone, tablet of laptop, kan je beter luisteren en participeren tijdens de vergadering. Je bent écht aanwezig, niet alleen fysiek, maar ook mentaal.
  
  
• Je ziet ook het non-verbale gedrag van de sprekers
  
  In een gesprek is de non-verbale communicatie minstens even belangrijk als de verbale, om niet te zeggen belangrijker. Nu je volledige aandacht gericht is op de meeting, kan je ook beter het non-verbale gedrag van je gesprekspartner waarnemen. En dat gedrag vertelt je veel meer dan wat de persoon vertelt. 
  
  
• Het is een vorm van respect
   
  Door je gsm, tablet en laptop opzij te leggen tijdens een vergadering, toon je respect voor de andere deelnemers. Je geeft hen het gevoel dat wat ze zeggen belangrijk is.
  
  
• De vergadering verloopt efficiënter
  
  De focus ligt nu volledig op de meeting. De deelnemers werken actief mee, waardoor de vergadering veel efficiënter verloopt en er sneller beslissingen kunnen genomen worden.
  
  
• De kern van de meeting wordt duidelijk
  
  Heel wat mensen noteren tijdens een vergadering. Doe je dat op een laptop, dan noteer je veel te veel, om niet te zeggen alles, want tokkelen gaat erg snel. Je reproduceert zonder na te denken over wat er gezegd wordt. Zonder laptop ben je verplicht om het op te schrijven, en dat gaat veel trager. Maar dat zorgt er wel voor dat je leert nadenken en enkel het belangrijkste neerschrijft, namelijk een synthese van de vergadering. Zo ben je eigenlijk verplicht om alles in één zin samen te vatten.

Voordelen genoeg om over te stappen naar topless meetings. Maar hoe pak je dat nu aan? Hoe organiseer je een goede topless vergadering? Daarvoor gaan we te rade bij de bedenker van de topless cultuur, Dan Saffer. Hij stelde een lijst met tips op voor bedrijven die deze cultuur willen toepassen.

• Kondig op voorhand aan dat het om een topless vergadering gaat. Zo vallen de deelnemers niet uit de lucht wanneer ze hun gsm, tablet of laptop moeten achterlaten bij het binnengaan van de vergaderzaal.
  
  
• Beperk de vergadering tot een uur of las pauzes in. Zo krijgen de deelnemers toch de kans om enkele dringende mails te beantwoorden of telefoontjes te doen.
  
  
• Zelfs met pauzes mag de meeting maximum vier uur duren.
  
  
• Collega’s die zich niet aan de topless regels kunnen houden, nemen best niet deel aan de vergadering.
  
  
• Enkel de notulist mag een laptop gebruiken.

Zo, met deze rugzak vol tips organiseer jij binnenkort de perfecte topless vergadering.

Bronnen: vacature.com, vrtnws.be, https://www.brainrangers.be