Een meeting organiseren. Vergaderen. Samen beslissingen nemen. Het is niet zo eenvoudig als het lijkt. Hoe begin je eraan? Hoe houd je de collega’s geboeid? Hoe zorg je ervoor dat de meeting efficiënt verloopt? Wat doe je als de vergadering vastloopt? Allemaal vragen waarmee iedereen wel eens geconfronteerd wordt. Aan wie kunnen we ze beter stellen dan aan onze klanten: bedrijven die in Kasteel Ter Ham een meeting of een event hebben georganiseerd.

Daarom gaan we de komende maanden op zoek naar tips over hoe je het best kan vergaderen. We klopten eerst aan bij vergaderexperten Tom Broekmans en Yves Steyaert van Unizo, de Unie van Zelfstandige Ondernemers. De centrale vraag die we hen stelden? Hoe maak je je meeting memorabel? Het antwoord daarop en op andere vragen lees je in deze blogtekst.

Wat is er belangrijk bij de organisatie van een meeting?

Tom: “Een goede voorbereiding en goede afspraken, maar vooral een goede en centrale locatie die makkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers. En dat is tegenwoordig moeilijk te vinden. Kasteel Ter Ham in Steenokkerzeel is ideaal: goed gelegen, met voldoende parkeergelegenheid en professioneel uitgeruste zalen met de nieuwste technieken.”

Hoe houd je de deelnemers geboeid?

Yves: “Heel eenvoudig: met voldoende interactie. Een interactieve meeting zorgt altijd voor meer aandacht. Je moet iedereen erbij betrekken en om input vragen. Daarnaast houden goede sprekers met mooi opgebouwde presentaties de deelnemers ook geboeid. En uiteraard moeten de thema’s van de meeting ook een beetje inspelen op de behoeftes van de deelnemers.”

Hoe zorg je voor een efficiënte meeting?

Tom: “Efficiënt vergaderen begint met een strikte timing. Daarom is het belangrijk om op tijd te starten, laatkomers hebben ongelijk. Als je wilt dat de vergadering ook effectief iets oplevert, dan lijst je best na elk agendapunt concreet op wat er beslist is, wie wat doet en tegen welke deadline. Die To Do’s moeten dan wel geëvalueerd worden tijdens de volgende vergadering.”

De grootste boosdoener in een meeting?

Yves: “Laptop en Smartphone! Ze zijn de grootste aandachtvreters die je je maar kan inbeelden. De kunst is om je vergadering inhoudelijk en vormelijk interessant te maken, anders is de verleiding te groot om Facebook te openen of je e-mails te lezen.”

En dan dé hamvraag…
Hoe maak je je meeting memorabel?

Tom: “Wil je een memorabele meeting? Zorg dan voor een unieke en goedgelegen locatie met professionele accommodatie. Nodig bovendien boeiende sprekers uit en geef de deelnemers daarna de kans om onderling te netwerken. Succes gegarandeerd!”

Met dank aan Tom Broekmans en Yves Steyaert van Unizo.